Pronunciamiento Nº 6 - Mantenimiento de registros contables

Informe de la Comisión de Investigación Contable

El pronunciamiento Nø 4 establece las fuentes de las normas para la presentación adecuada de los Estados Contables. En el mismo pronunciamiento se definen los Informes, Estados y normas contables y se establecen las fuentes de las referidas normas.

En el presente pronunciamiento se define Registros Contables y cuales son los requisitos mínimos que técnicamente deben cumplir para ser considerados formalmente confiables.

Entre los antecedentes analizados por la comisión figuran:

-         La circular 1070 del Banco Central que establece: "...Contendrán un informe de Contador Público, en el que constar si los datos proporcionados se basan en los registros contables, si estos son llevados de conformidad con las disposiciones legales..."

-         El Código de Comercio en la parte referente a Libros de Comercio (Título II, Capítulo III).

-         El decreto del Poder Ejecutivo Nø 384/980 de fecha 21.07.79, que establece las normas y pautas que orientan la actuación de la Administración Tributaria.

-         La comisión consultó además especialistas en Derecho Comercial.

-         De los análisis realizados se concluye que las disposiciones aplicables a los Registros Contables podrían ser tanto las disposiciones del Código de Comercio como las establecidas por el Poder Ejecutivo.

-         Las disposiciones del Código de Comercio no contemplan los desarrollos de la técnica contable y de procesamiento de la información.

-         Adicionalmente se considera que es técnicamente imposible determinar ex- post si las registraciones en los libros de comercio se han efectuado operación por operación, día por día, así como asegurar que en los libros están registradas todas las operaciones de un ente.

-         Consecuentemente se concluye que, ajustándose al marco legal vigente, la profesión debía establecer bases técnicas para analizar la confiabilidad formal de los Registros Contables.

PRONUNCIAMIENTO

MANTENIMIENTO DE REGISTROS CONTABLES

El Consejo Directivo del Colegio de Doctores en Ciencias Económicas y Contadores del Uruguay, con el asesoramiento de la Comisión de Investigación Contable, declara los siguiente:

DEFINICION DE REGISTROS CONTABLES

Se entiende por registros contables aquellos documentos o soportes en los cuales se escritura, archiva o expone información contable. Por lo tanto, constituyen registros contables todos los elementos de registración entre una transacción dada y los informes contables, cualquiera sea el medio material utilizado.

REGISTROS CONTABLES FORMALMENTE CONFIABLES

Se entiende que los registros contables son formalmente confiables cuando existen elementos objetivos suficientes que permitan concluir que la documentación primaria está adecuadamente registrada, compilada, resumida y expuesta.

Entre dichos elementos se debe considerar:

-         El mantenimiento de registros de contabilidad que asienten las operaciones del ente de acuerdo a técnicas contables en forma sistemática, lógica y generalmente cronológica.

-         Que dichos registros presenten aspectos formales que permitan suponer que no existen alteraciones efectuadas en su contenido.

-         Que los registros contables se mantengan actualizados no existiendo atrasos considerables en las registraciones.

-         Que exista concordancia entre los registros contables y respaldo documental.

-         Que se mantengan archivos ordenados de los registros y su soporte documental, de forma tal que su acceso y cotejo sea posible de manera práctica al igual que el control de la secuencia num‚rica en los casos pertinentes.

-         Que la técnica contable aplicada sea adecuada al esquema organizativo del ente.

-         Que exista periodicidad y constancia en la información contable que se prepara en el ente.